1. TATO POLITIKA
1.1. Tyto Zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) vydává společnost E D & F Man Holdings Limited, která je v tabulce v oddíle 13 níže označena jako správce (společně dále jen „Skupina“, „my“, „nás“ nebo „naše“), a jsou určeny osobám mimo naši organizaci, s nimiž komunikujeme, včetně návštěvníků našich webových stránek (dále jen „naše stránky“), zákazníků, personálu firemních zákazníků a dodavatelů a dalších příjemců našich služeb (společně dále jen „vy“). Definované pojmy použité v těchto Zásadách jsou vysvětleny v části 14 níže.
1.2. Tyto zásady mohou být čas od času změněny nebo aktualizovány tak, aby odrážely změny v našich postupech v souvislosti se zpracováním osobních údajů nebo změny v platných zákonech nebo předpisech. Doporučujeme vám, abyste si tyto Zásady pečlivě přečetli a pravidelně kontrolovali tuto stránku, abyste se seznámili s případnými změnami, které bychom mohli provést v souladu s podmínkami těchto Zásad. Berete na vědomí, že vaše osobní údaje budou zpracovávány v souladu s těmito Zásadami.
Tyto zásady byly naposledy aktualizovány [prosinec 2022].
2. ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
2.1. Shromažďování osobních údajů: Osobní údaje o vás shromažďujeme z různých zdrojů, včetně následujících:
(A) když nám je poskytnete (například když nás kontaktujete e-mailem, telefonicky nebo jakýmkoli jiným způsobem);
(B) při běžném průběhu našeho vztahu s vámi (například při správě vašich transakcí nebo během procesu přijímání);
(C) které se rozhodnete zveřejnit, a to i prostřednictvím sociálních médií (například můžeme shromažďovat informace z vašeho profilu (profilů) na sociálních médiích, pokud se rozhodnete svůj profil zveřejnit);
(D) od třetích stran, které nám je poskytnou (například od vašeho zaměstnavatele, našich zákazníků, agentur poskytujících úvěrové reference a orgánů činných v trestním řízení a regulačních orgánů);
(E) od třetích stran, pokud si prostřednictvím těchto třetích stran zakoupíte některý z našich produktů nebo služeb;
(F) když navštívíte některou z našich Stránek nebo používáte funkce či zdroje dostupné na Stránce nebo jejím prostřednictvím. Při návštěvě Stránek může vaše zařízení a prohlížeč automaticky zveřejnit určité informace (například typ zařízení, operační systém, typ prohlížeče, nastavení prohlížeče, IP adresu, jazykové nastavení, data a časy připojení ke Stránkám a další technické informace o komunikaci), z nichž některé mohou představovat osobní údaje.
2.2. Vytváření osobních údajů: V souladu s platnými zákony a předpisy o vás vytváříme osobní údaje, jako jsou záznamy o vašich interakcích s námi a podrobnosti o vašich účtech.
2.3.
Příslušné osobní a citlivé osobní údaje: Kategorie osobních údajů, které o vás můžeme zpracovávat v souladu s platnými právními předpisy, zahrnují následující:
(A) osobní údaje: jméno (jména); preferované jméno (jména); přezdívka (přezdívky), pohlaví; datum narození; věk; rodinný stav; číslo sociálního zabezpečení nebo národního pojištění; číslo (čísla) pasu; jiné číslo (čísla) vydané vládou (daňové identifikační číslo (čísla); číslo (čísla) řidičského průkazu); státní příslušnost; životní styl a sociální poměry; obrázky pasů, řidičských průkazů a podpisů; autentizační údaje (hesla, dívčí jméno matky, otázky a odpovědi na výzvy, PIN, údaje o rozpoznávání obličeje a hlasu); fotografie; vizuální zobrazení; osobní vzhled a chování;
(B) údaje o rodině: jména a kontaktní údaje rodinných příslušníků a závislých osob; kontaktní údaje: adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa a údaje o profilu na sociálních sítích;
(C) údaje o zaměstnání: odvětví; funkce; obchodní činnost; jména současných a bývalých zaměstnavatelů; pracovní adresa; pracovní telefonní číslo; pracovní e-mailová adresa; a údaje o profilu na sociálních sítích související s prací;
(D) historie vzdělání: podrobnosti o vašem vzdělání a kvalifikaci;
(E) finanční údaje: fakturační adresa; čísla bankovních účtů; čísla kreditních karet; jméno a údaje držitele karty nebo účtu; záznamy o pokynech; údaje o transakcích a údaje o protistraně;
(F) názory a stanoviska: jakékoli názory a stanoviska, která se nám rozhodnete zaslat nebo která o nás zveřejníte (včetně na platformách sociálních médií); a
(G) Elektronické identifikační údaje: IP adresy, soubory cookie, záznamy o činnosti, online identifikátory, jedinečné identifikátory zařízení a geolokační údaje (včetně údajů podle bodu 2.1(F) výše).
2.4. Účely, pro které můžeme zpracovávat vaše osobní údaje (v některých případech včetně citlivých osobních údajů): Účely, pro které můžeme Zpracovávat Osobní údaje (včetně, v některých případech, vašich Citlivých osobních údajů), s výhradou platných právních předpisů, jsou uvedeny níže. Tam, kde jsme podle platných právních předpisů o ochraně osobních údajů povinni mít zákonný důvod pro Zpracování vašich Osobních údajů, jsme je uvedli pro každý účel Zpracování. Další podrobnosti o zákonném základu, který používáme, jsou uvedeny v oddílech 2.5 a 2.6 níže.
(A) AML/KYC: plnění našich povinností v oblasti dodržování právních předpisů, včetně kontroly „Poznej svého klienta“ a potvrzení a ověření vaší totožnosti (včetně využití úvěrových referenčních agentur), prověřování podle vládních, nadnárodních orgánů (mimo jiné včetně Evropské unie, Úřadu pro kontrolu zahraničních aktiv a Rady bezpečnosti OSN) a/nebo sankčních seznamů orgánů činných v trestním řízení, interních sankčních seznamů a dalších právních omezení.
Právní základ: Zákonné povinnosti, oprávněné zájmy (abychom mohli plnit naše povinnosti). V případě zpracování citlivých osobních údajů se obvykle spoléháme na závažný veřejný zájem (prevence a odhalování trestné činnosti) nebo výjimečně na výslovný souhlas.
(B) Nástup klientů: nástup nových klientů a dodržování našich interních požadavků na dodržování předpisů, zásad a postupů.
Právní základ: Oprávněné zájmy (abychom mohli vykonávat naši činnost). V případě zpracování citlivých osobních údajů se obvykle spoléháme na závažný veřejný zájem (prevence a odhalování trestné činnosti) nebo výjimečně na výslovný souhlas.
(C) Úvěruschopnost: kontrola úvěrových referencí a další finanční prověrky.
Právní základ: Zákonné povinnosti, oprávněné zájmy (abychom mohli plnit naše povinnosti). V případě zpracování citlivých osobních údajů se zpravidla spoléháme na závažný veřejný zájem (prevence a odhalování trestné činnosti) nebo výjimečně na výslovný souhlas.
(D) Poskytování produktů a služeb: správa vztahů a souvisejících služeb; plnění úkolů nezbytných pro poskytování požadovaných služeb: komunikace s vámi v souvislosti s těmito službami.
Právní základ: Oprávněné zájmy (abychom mohli plnit naše povinnosti).
(E) Marketing/prospecting: komunikace s vámi jakýmikoli prostředky (včetně e-mailu, telefonu, textových zpráv, sociálních médií, pošty nebo osobně) s podmínkou, že tato komunikace je vám poskytována v souladu s platnými právními předpisy: a udržování a případná aktualizace vašich kontaktních údajů.
Právní základ: Legitimní zájmy (abychom mohli propagovat naše podnikání), pokud není vyžadován souhlas podle platných právních předpisů o ochraně osobních údajů.
(F) Provoz našich Stránek: provoz a správa našich Stránek, poskytování obsahu, zobrazování reklamy a dalších informací a komunikace a interakce s vámi prostřednictvím našich Stránek.
Právní základ: Legitimní zájmy (abychom mohli poskytovat naše stránky).
(G) Provoz IT: správa našich komunikačních systémů, provozování bezpečnosti IT/audity bezpečnosti IT.
Právní základ: Legitimní zájmy (abychom mohli vykonávat naši činnost), Právní povinnosti.
(H) Zdraví a bezpečnost: hodnocení zdraví a bezpečnosti a vedení záznamů: a dodržování souvisejících právních povinností.
Právní základ: Legitimní zájmy (abychom mohli efektivně řídit naše podnikání), Právní povinnosti.
(I) Prodej v oblasti finančního řízení: finance, podnikový audit a řízení dodavatelů.
Právní základ: Legitimní zájmy (abychom mohli efektivně řídit naše podnikání), Právní povinnosti.
(J) Výzkum, provádění průzkumu trhu nebo spokojenosti zákazníků: a navázání kontaktu s vámi za účelem získání vašich názorů na naše produkty a služby.
Právní základ: Legitimní zájmy (abychom mohli zlepšovat naše podnikání).
(K) Bezpečnost: fyzická bezpečnost našich prostor (včetně záznamů o návštěvách našich prostor a záznamů z kamerového systému) a elektronická bezpečnost (včetně záznamů o přihlášení a přístupových údajů, pokud přistupujete do našich elektronických systémů).
Právní základ: Legitimní zájmy (abychom mohli chránit naše podnikání). V případě zpracování citlivých osobních údajů se zpravidla opíráme o závažný veřejný zájem (prevence a odhalování trestné činnosti) nebo právní nároky.
(L) Vyšetřování: odhalování, vyšetřování a prevence porušování zásad a trestných činů v souladu s platnými právními předpisy.
Právní základ: Zákonné povinnosti, oprávněné zájmy (abychom mohli chránit naše podnikání). V případě zpracování citlivých osobních údajů se zpravidla opíráme o závažný veřejný zájem (prevence a odhalování trestné činnosti) nebo právní nároky.
(M) Dodržování právních předpisů: dodržování našich právních a regulačních povinností podle platných právních předpisů.
Právní základ: Právní povinnosti.
(N) Soudní řízení: určení, výkon a obhajoba zákonných práv
Právní základ: Právní povinnosti. V případě zpracování citlivých osobních údajů se obecně spoléháme na Právní nároky.
(O) Zlepšování našich produktů a služeb: identifikace problémů se stávajícími produkty a službami, plánování vylepšení stávajících produktů a služeb a vytváření nových produktů a služeb.
Právní základ: Legitimní zájmy (abychom mohli zlepšovat naše podnikání).
(P) Audit řízení rizik: dodržování předpisů, kontroly a další řízení rizik
Právní základ: Legitimní zájmy (abychom mohli efektivně řídit naše podnikání), Právní povinnosti.
2.5. Zákonný důvod, na jehož základě můžeme provádět zpracování vašich osobních údajů: Další podrobnosti o zákonném základu, na jehož základě můžeme zpracovávat osobní údaje uvedené v bodě 2.4 výše, jsou uvedeny níže:
(A) Oprávněné zájmy: máme oprávněný zájem na provádění zpracování za účelem zlepšování našich produktů nebo služeb (v rozsahu, v jakém nad tímto oprávněným zájmem nepřevažují vaše zájmy nebo základní práva a svobody);
(B) Právní povinnosti: zpracování je pro nás nezbytné pro splnění našich právních povinností a / nebo
(C) Souhlas: získali jsme váš předchozí souhlas se zpracováním (tento právní základ se používá pouze v souvislosti se zpracováním, které je zcela dobrovolné, nepoužívá se pro zpracování, které je nezbytné nebo povinné).
2.6. Právní základ, na jehož základě můžeme provádět zpracování vašich citlivých osobních údajů: Další podrobnosti o právním základu, na jehož základě můžeme zpracovávat citlivé osobní údaje uvedené v bodě 2.4 výše, jsou uvedeny níže:
(A) Významný veřejný zájem: Zpracování je nezbytné z důvodů závažného veřejného zájmu a probíhá na základě platného zákona, který je přiměřený sledovanému cíli a stanoví vhodná a konkrétní opatření na ochranu vašich základních práv a zájmů; a/nebo
(B) Výslovný souhlas: v souladu s platnými právními předpisy jsme před zpracováním vašich citlivých osobních údajů získali váš výslovný souhlas (jak je uvedeno výše, tento právní základ se používá pouze v souvislosti se zpracováním, které je dobrovolné – nepoužívá se pro zpracování, které je nezbytné nebo povinné jakýmkoli způsobem).
3. ZPŘÍSTUPNĚNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ TŘETÍM STRANÁM
3.1. Vaše osobní údaje můžeme zpřístupnit pro účely a na základě zákonného základu uvedeného v bodě 2.4 výše dalším subjektům v rámci skupiny E D & F Man a:
(A) vy a případně vaše rodina, vaši společníci a vaši zástupci;
(B) klienty a zákazníky našich podniků;
(C) úvěrové referenční agentury;
(D) služby proti podvodům;
(E) Vládním, právním, regulačním nebo podobným orgánům, ombudsmanům a ústředním a/nebo místním vládním agenturám, a to na požádání nebo v případě potřeby, včetně oznámení jakéhokoli skutečného nebo domnělého porušení platných zákonů nebo předpisů;
(F) účetní, auditoři, finanční poradci, právníci a další externí odborní poradci Skupiny, kteří podléhají závazným smluvním povinnostem mlčenlivosti;
(G) agentury pro vymáhání pohledávek a vyhledávací agentury;
(H) služby agregace dat;
(I) akreditační orgány;
(J) zpracovatelé třetích stran (jako jsou poskytovatelé platebních služeb, přepravní společnosti atd.), kteří se nacházejí kdekoli na světě; s výhradou požadavků uvedených níže v tomto oddíle 3 a oddíle 4;
(K) jakékoli příslušné straně, žalobci, stěžovateli, vyšetřovateli, orgánu činnému v trestním řízení nebo soudu v rozsahu nezbytném pro určení, výkon nebo obhajobu zákonných práv v souladu s platnými právními předpisy;
(L) jakékoli příslušné straně za účelem prevence, vyšetřování, odhalování nebo stíhání trestných činů nebo výkonu trestů, včetně ochrany před ohrožením veřejné bezpečnosti a předcházení tomuto ohrožení v souladu s platnými právními předpisy;
(M) jakémukoli příslušnému nabyvateli nebo nabyvatelům z řad třetích stran (a příslušným právním poradcům), pokud prodáváme nebo převádíme veškeré naše podnikání nebo aktiva nebo jejich příslušnou část (včetně případu reorganizace, zrušení nebo likvidace), nebo pokud jsme zapojeni do jednání týkajících se výše uvedeného;
(N) tisk a sdělovací prostředky a / nebo
(O) dobrovolné a charitativní organizace.
3.2. Naše Stránky mohou používat zásuvné moduly nebo obsah třetích stran. Pokud se rozhodnete s takovými zásuvnými moduly nebo obsahem komunikovat, mohou být vaše osobní údaje sdíleny s poskytovatelem příslušné platformy sociálních médií, který je třetí stranou. Doporučujeme vám, abyste si před interakcí s jejími zásuvnými moduly nebo obsahem prostudovali zásady ochrany osobních údajů této třetí strany.
4. MEZINÁRODNÍ PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
4.1. Vzhledem k mezinárodní povaze našeho podnikání může být nutné předávat vaše osobní údaje v rámci skupiny a třetím stranám, jak je uvedeno v části 3 výše, v souvislosti s účely uvedenými v těchto zásadách. Z tohoto důvodu můžeme vaše Osobní údaje předávat do jiných zemí, které mohou mít odlišné zákony a požadavky na dodržování ochrany osobních údajů, včetně zákonů na ochranu osobních údajů nižšího standardu, než jsou zákony platné v zemi, ve které se nacházíte.
4.2. Pokud předáváme vaše osobní údaje do jiných zemí, činíme tak zpravidla na základě:
(A) rozhodnutí o přiměřenosti;
(B) vhodné standardní smluvní doložky (např. v případech, kdy se použijí právní předpisy EU nebo Spojeného království o ochraně údajů, obvykle používáme standardní smluvní doložky schválené Komisí EU); a/nebo
(C) jiné platné mechanismy převodu.
4.3. Pokud chcete získat více informací o zárukách uplatňovaných při mezinárodním předávání osobních údajů, využijte kontaktní údaje uvedené v oddíle 12 níže.
5. ZABEZPEČENÍ DAT
5.1. Skupina přijímá komerčně přiměřená technická a organizační bezpečnostní opatření určená k ochraně vašich osobních údajů před náhodným nebo nezákonným zničením, ztrátou, změnou, neoprávněným zveřejněním, neoprávněným přístupem a jinými nezákonnými nebo neoprávněnými formami zpracování v souladu s platnými zákony a předpisy.
5.2. Jste zodpovědní za to, že veškeré osobní údaje, které nám posíláte, jsou odesílány bezpečně.
6. UCHOVÁVÁNÍ DAT
6.1. Skupina přijímá přiměřená opatření, která mají zajistit, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány pouze po minimální dobu nezbytnou pro účely stanovené v těchto zásadách. Kritéria pro určení doby, po kterou budeme vaše Osobní údaje uchovávat, jsou následující:
(A) budeme uchovávat kopie vašich osobních údajů ve formě umožňující identifikaci pouze po dobu:
(i) udržujeme s vámi trvalý vztah (například pokud jste příjemcem našich služeb nebo jste oprávněně zařazeni do našeho mailing listu a neodhlásili jste se z odběru); nebo
(ii) vaše osobní údaje jsou nezbytné v souvislosti se zákonnými účely uvedenými v těchto Zásadách, pro které máme platný právní základ (například pokud jsou vaše osobní údaje obsaženy ve smlouvě mezi vámi a Skupinou a my máme oprávněný zájem na zpracování údajů pro účely provozování našeho podnikání a plnění našich povinností podle této smlouvy nebo pokud máme zákonnou nebo regulační povinnost uchovávat vaše osobní údaje); a
(B) doba trvání:
(i) jakákoli promlčecí lhůta podle platných zákonů nebo předpisů (například jakákoli lhůta, během níž by jakákoli osoba mohla vznést právní nárok vůči Skupině v souvislosti s vašimi osobními údaji nebo pro kterou mohou být vaše osobní údaje relevantní); a
(ii) další tři (3) měsíce po skončení příslušné promlčecí lhůty (takže pokud osoba vznese nárok na konci promlčecí lhůty, máme stále přiměřenou dobu na identifikaci všech osobních údajů, které jsou pro tento nárok relevantní); a
(C) pokud se na vaše osobní údaje vztahují příslušné právní nároky nebo regulační vyšetřování, může Skupina pokračovat ve zpracování vašich osobních údajů po další období, která jsou nezbytná v souvislosti s takovým nárokem nebo vyšetřováním.
6.2. Po uplynutí období uvedených v odstavcích (A) až (C), v každém z nich v příslušném rozsahu, buď:
(A) trvale vymazat nebo zničit příslušné osobní údaje;
(B) archivovat vaše osobní údaje tak, aby je nebylo možné použít; nebo
(C) anonymizovat příslušné osobní údaje.
7. VAŠE ZÁKONNÁ PRÁVA
7.1. V souladu s platnými právními předpisy máte řadu práv týkajících se zpracování vašich osobních údajů. Upozorňujeme, že výkon těchto práv podléhá určitým výjimkám. Tato práva mohou v závislosti na platných právních předpisech zahrnovat právo na:
(A) požádat o přístup k vašim osobním údajům, které zpracováváme nebo kontrolujeme, nebo o jejich kopie spolu s informacemi o povaze, zpracování a zveřejnění těchto osobních údajů;
(B) požádat o opravu nepřesností ve vašich osobních údajích, které zpracováváme nebo kontrolujeme;
(C) požádat o vymazání vašich osobních údajů, které zpracováváme nebo kontrolujeme;
(D) požádat o omezení zpracování vašich osobních údajů, které zpracováváme nebo kontrolujeme;
(E) požádat, aby se na ně nevztahovalo automatizované rozhodování, včetně profilování;
(F) požádat o předání vašich osobních údajů, které zpracováváme nebo kontrolujeme, jinému správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, pokud je to možné;
(G) odvolat váš souhlas (pokud vaše osobní údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu);
7.2. V souladu s platnými právními předpisy můžete mít také následující další práva týkající se zpracování vašich osobních údajů:
(A) právo vznést z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace námitku proti zpracování vašich osobních údajů námi nebo naším jménem; a
(B) právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů námi nebo naším jménem pro účely přímého marketingu.
7.3. Chcete-li uplatnit jedno nebo více z těchto práv nebo položit dotaz týkající se těchto práv nebo jakéhokoli jiného ustanovení těchto zásad nebo našeho zpracování vašich osobních údajů, použijte kontaktní údaje uvedené v oddíle 12 níže. Máte také právo podat stížnost u příslušného Úřadu pro ochranu osobních údajů.
8. SOUBORY COOKIE A PODOBNÉ SLEDOVACÍ TECHNOLOGIE
Soubor cookie je malý soubor, který se při návštěvě webových stránek (včetně našich stránek) ukládá do vašeho zařízení a zaznamenává informace o vašem zařízení, prohlížeči a v některých případech i o vašich preferencích a zvyklostech při prohlížení. Skupina může zpracovávat vaše osobní údaje prostřednictvím souborů cookie a podobných sledovacích technologií v souladu s našimi Zásadami používání souborů cookie.
9. PŘÍMÝ MARKETING
9.1. Skupina může zpracovávat vaše osobní údaje, aby vás mohla kontaktovat, především prostřednictvím pošty a e-mailu a příležitostně telefonicky, abychom vám mohli poskytnout informace o produktech a službách, které by vás mohly zajímat, za předpokladu, že jsme nejprve získali váš souhlas, a to v rozsahu požadovaném platnými zákony a předpisy a v souladu s nimi.
9.2. Pokud si nepřejete dostávat od nás marketingová sdělení, můžete se z odběru kdykoli odhlásit u svého obvyklého kontaktu ve skupině. Po odhlášení vám nebudeme zasílat další propagační e-maily, ale můžeme vás nadále kontaktovat se sděleními týkajícími se služeb v rozsahu nezbytném pro účely služeb, které jste si vyžádali.
10. KONTAKTNÍ ÚDAJE
Pokud máte jakékoli připomínky, dotazy nebo obavy týkající se jakýchkoli informací uvedených v těchto Zásadách nebo jakýchkoli jiných záležitostí souvisejících se zpracováním osobních údajů skupinou, obraťte se prosím na svůj obvyklý kontakt skupiny nebo na adresu dataprotection@edfman.com